Zastanawiałeś się kiedyś nad zawieszeniem działalności, ale nie wiedziałeś, jak się za to zabrać? A może nigdy o tym nie myślałeś, a trafiają Ci się miesięczne „przestoje”?
Sprawdź kiedy i na jak długo możesz zawiesić firmę zarejestrowaną w CEIDG i jakie masz obowiązki w okresie jej zawieszenia.
Działalność gospodarczą możesz zawiesić:
- z dowolnego powodu: np. jeśli działasz sezonowo, masz przejściowe problemy z prowadzeniem firmy, nie masz takich dochodów jakich się spodziewałeś, zastanawiasz się nad przyjęciem oferty pracy na etacie lub gdy z przyczyn osobistych nie możesz poświęcić firmie wystarczająco dużo czasu,
- na dowolnie długi okres: zawieszenie musi trwać minimum 30 dni (jeśli trwa krócej, to tak jakby go w ogóle nie było), a może być nawet bezterminowe; zawieszenie może rozpocząć się dowolnego dnia miesiąca,
- dowolną ilość razy: możesz zawiesić działalność na miesiąc, potem odwiesić, a po miesiącu znowu zawiesić, możesz ją zawieszać na zimę czy na lato – masz tu kompletną dowolność.
Co bardzo istotne, a nie dla wszystkich oczywiste – w trakcie zawieszenia nie możesz prowadzić działalności i osiągać z tego tytułu bieżących przychodów.
- Jak zawiesić działalność jednoosobową?
Działalność zawieszasz przez zmianę wpisu w CEIDG. Możesz zawiesić ją z datą złożenia wniosku w CEIDG, ale możesz też wskazać datę wcześniejszą lub późniejszą. W tym celu możesz udać się osobiście do dowolnego urzędu gminy w Polsce lub zrobić to za pośrednictwem strony internetowej biznes.gov.pl.
Dzięki „zasadzie jednego okienka” informacja o zawieszeniu działalności zostanie przekazana przez CEIDG do ZUS lub KRUS, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS).
Plusy i minusy zawieszenia działalności
Plusy:
- nie płacisz składek ZUS,
- nie płacisz zaliczek na podatek dochodowy,
- nie składasz deklaracji ZUS,
- nie składasz deklaracji VAT,
- możesz przyjmować płatności za sprzedaż dokonaną przed zawieszeniem,
- możesz sprzedawać firmowe środki trwałe i wyposażenie,
- możesz opłacać zobowiązania powstałe przed zawieszeniem,
- możesz ponosić stałe koszty,
- nie musisz dokonywać przeglądów technicznych kasy fiskalnej,
- nie musisz robić raportów z kasy fiskalnej.
Minusy:
- trzeba zawiesić ją na minimum 30 dni,
- musisz zwolnić pracowników zatrudnionych na umowę o pracę,
- po 30 dniach tracisz prawo do świadczeń zdrowotnych z NFZ,
- jeśli zawieszenie obejmuje przełom lat, musisz przeprowadzić spis z natury,
- musisz złożyć roczne zeznanie podatkowe, nawet jeśli będzie „zerowe”,
- musisz złożyć rozliczenie roczne składki zdrowotnej w ZUS,
- nie możesz amortyzować nieużywanych składników majątku.
Nie zaskoczę Cię chyba, jeśli napiszę – są wyjątki. Zaraz opiszę Ci te niuanse.
Jakie masz obowiązki wobec pracowników?
Możesz zawiesić działalność pod warunkiem, że nie zatrudniasz pracowników na:
- umowę o pracę,
- na zasadzie powołania, wyboru, mianowania,
- na spółdzielczą umowę o pracę.
Zanim zgłosisz zawieszenie firmy, musisz więc rozwiązać wszystkie umowy o pracę.
Zwolnionych pracowników powinieneś wyrejestrować z ubezpieczeń w ciągu 7 dni od daty ustania stosunku pracy na formularzu ZUS ZWUA. Jako datę wyrejestrowania z ubezpieczeń podaj dzień następujący po dniu rozwiązania stosunku pracy.
Pamiętaj – musisz też wyrejestrować wszystkich zgłoszonych do ubezpieczenia członków rodziny pracowników – na formularzu ZUS ZCNA.
Pora na pierwszy wyjątek – działalność możesz zawiesić, gdy Twoi pracownicy przebywają na:
- urlopie macierzyńskim,
- urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego,
- urlopie wychowawczym
- urlopie rodzicielskim.
Pamiętaj – zawieszając działalność nie musisz rozwiązywać umów zleceń, ani umów o dzieło.
- Czy trzeba zgłosić zawieszenie w ZUS?
Jak już wcześniej pisałam, zawieszenia działalności jednoosobowej nie zgłaszasz do ZUS. Wystarczy, że zgłosisz je do CEIDG. Na podstawie informacji przekazanej przez CEIDG ZUS wyrejestruje:
- Twoją firmę jako płatnika składek,
- Ciebie jako ubezpieczonego prowadzącego działalność gospodarczą,
- osoby z Tobą współpracujące (członków rodziny współprowadzących z Tobą działalność),
- członków Twojej rodziny zgłoszonych u Ciebie do ubezpieczenia zdrowotnego.
- członków rodziny osób współpracujących zgłoszonych u nich do ubezpieczenia zdrowotnego.
Czyli musisz pamiętać o wyrejestrowaniu pracowników, ale Ciebie, osoby współpracujące i członków Twojej rodziny ZUS wyrejestruje automatycznie.
- Jakie są składki do ZUS w czasie zawieszenia?
W trakcie zawieszenia działalności nie płacisz składek, gdyż nie podlegasz ubezpieczeniom w ZUS.
Zanim złożysz wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej, zastanów się, z jakim dniem chcesz to zrobić. Jeżeli zawiesisz działalność w trakcie miesiąca, będziesz musiał opłacić:
- składkę zdrowotną za cały miesiąc,
- składki na ubezpieczenia społeczne proporcjonalnie do liczby dni, w których w danym miesiącu Twoja działalność była aktywna.
Jeśli zawiesisz działalność od pierwszego dnia miesiąca i zawieszenie będzie trwało cały miesiąc, nie zapłacisz składek wcale.
Pamiętaj – prawo do świadczeń zdrowotnych (możliwość wizyty u lekarza na NFZ) wygasa po 30 dniach od dnia zawieszenia działalności. Nie ma problemu, jeśli jesteś ubezpieczony z innego tytułu, np. umowy o pracę czy umowy zlecenie. Ale, jeśli działalność była Twoim jedynym tytułem do ubezpieczeń, to masz kilka wyjść, aby nie utracić prawa do świadczeń zdrowotnych:
- możesz zostać „podpięty” do ubezpieczenia zdrowotnego małżonka lub rodzica (jeśli jeszcze się uczysz i masz max 26 lat),
- zarejestrować się w Urzędzie Pracy i za jego pośrednictwem być zgłoszonym do ubezpieczenia zdrowotnego,
- zgłosić się dobrowolnie do ubezpieczenia zdrowotnego do Narodowego Funduszu Zdrowia i opłacać comiesięczną składkę.
Pamiętaj, że w trakcie zawieszenia działalności możesz również dobrowolnie zgłosić się do ubezpieczenia emerytalnego (odkładasz na przyszłą emeryturę) i rentowego (odkładasz na ewentualną rentę), ale nie możesz zgłosić się do ubezpieczenia chorobowego (jak zachorujesz, nie dostaniesz zasiłku) i wypadkowego (po wypadku nie dostaniesz odszkodowania z ZUS). Ale jaki to ma sens? Jeśli chcesz podlegać do ubezpieczeń społecznych, to lepiej już nie zawieszać działalności.
- Co można robić, a czego nie, w trakcie zawieszenia działalności
W trakcie zawieszenia nie możesz:
- prowadzić działalności gospodarczej,
- osiągać bieżących przychodów.
Możesz jednak wykonywać niektóre czynności, które pozwolą Ci zabezpieczyć źródło przychodów i funkcjonować po wznowieniu działalności, np. możesz:
- przyjmować płatności za sprzedaż dokonaną przed zawieszeniem,
- sprzedać firmowe środki trwałe i wyposażenie,
- opłacać zobowiązania powstałe przed zawieszeniem,
- powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego.
W trakcie zawieszenia masz obowiązek:
- uczestniczyć w kontrolach i we wszystkich postępowaniach: administracyjnych, sądowych, podatkowych, które dotyczą Twojej firmy,
- opłacać należności publicznoprawne (np. podatek od nieruchomości, podatek od środków transportu, opłaty środowiskowe),
- składać coroczne sprawozdanie finansowe,
- prowadzić księgowość.
Księgowość podczas zawieszenia działalności
Zwieszenie działalności nie zawsze zwalania Cię z obowiązku prowadzenia księgowości. I nie ma tu znaczenia, czy prowadzisz księgowość uproszczoną (podatkową księgę przychodów i rozchodów) czy rozliczasz się ryczałtem.
Jeśli prowadzisz uproszczoną księgowość – podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), to może się okazać, że musisz to robić także w okresie zawieszenia działalności. W okresie zawieszenia nie możesz co do zasady osiągać przychodów z bieżącej działalności gospodarczej. Możesz natomiast uzyskać przychód:
- z należności powstałych przed datą zawieszenia,
- ze sprzedaży własnych środków trwałych i wyposażenia.
Takie przychody ewidencjonujesz w PKPiR.
W trakcie zawieszenia możesz też ponosić koszty, które mają na celu zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodów. Mogą to być:
- czynsz za wynajem lokalu,
- opłaty za media (np. telefony, gaz, woda, energia elektryczna),
- podatek od nieruchomości,
- opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu,
- opłaty ze serwis internetowy,
- opłaty za ochronę obiektów firmowych,
- składki na ubezpieczenie komunikacyjne samochodów firmowych,
- składki na ubezpieczenia majątkowe,
- raty leasingowe za okres zawieszenia działalności,
- opłaty za prowadzenie rachunku bankowego.
Opłaty ponoszone w okresie zawieszenia ewidencjonujesz w PKPiR jako koszty uzyskania przychodu (mające na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów).
Pamiętaj, jeśli okres zawieszenia działalności gospodarczej obejmuje 31 grudnia i/lub 1 stycznia, powinieneś przeprowadzić spis z natury.
Jeśli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, w czasie zawieszenia firmy również możes powinieneś prowadzić ewidencję przychodów. Ujmujesz w niej tylko przychody uzyskane w okresie zawieszenia działalności gospodarczej:
- z należności powstałych przed datą zawieszenia,
- ze sprzedaży własnych środków trwałych i wyposażenia.
Ryczałtowcy nie ewidencjonują kosztów uzyskania przychodów.
- Zaliczki na podatki dochodowe w okresie zawieszenia działalności
Jeśli rozliczasz działalność gospodarczą na zasadach ogólnych (według stawek 12 i 32 %) lub według stawki liniowej 19%, nie wpłacasz zaliczek za okres zawieszenia.
Jeśli płacisz podatek w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, w okresie zawieszenia działalności gospodarczej jesteś zwolniony z opłacania ryczałtu.
Pamiętaj, że zwolnienie z obowiązku zapłaty:
- zaliczek na podatek dochodowy,
- ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
dotyczy okresu, za który masz zawieszoną działalność gospodarczą. Oznacza to, że jeżeli w okresie zawieszenia działalności gospodarczej powstanie obowiązek zapłaty zaliczek lub ryczałtu (np. uzyskasz przychód), jesteś z niego zwolniony.
Jeżeli jednak obowiązek zapłaty zaliczki na podatek dochodowy lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych powstanie przed okresem zawieszenia, to jesteś zobowiązany do zapłaty zaliczki, nawet gdy termin zapłaty wypadnie na okres zawieszenia działalności.
- Rozliczenia roczne za okres zawieszenia działalności gospodarczej
Zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia cię z obowiązku złożenia zeznania rocznego, nawet jeśli trwa cały rok podatkowy. Zeznanie składasz nawet wtedy, gdy nie osiągnąłeś w ciągu roku żadnego dochodu.
W rocznym zeznaniu ujmujesz wszystkie uzyskane w roku podatkowym przychody (również w okresie zawieszenia) oraz poniesione koszty. Termin złożenia zeznania jest do 30 kwietnia.
- Amortyzacja w okresie zawieszenia działalności gospodarczej
W trakcie zawieszenia nie można amortyzować tych składników, które nie są używane na skutek zawieszenia działalności gospodarczej.
Składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono działalność. Przerwa w amortyzacji trwa do końca miesiąca, w którym wznowiono wykonywanie działalności gospodarczej.
- Zawieszenie działalności a kasa fiskalna
W przypadku zawieszenia działalności nie musisz podejmować żadnych dodatkowych kroków związanych ze swoją kasą fiskalną. Nie musisz składać wniosku o jej wyrejestrowanie z ewidencji powadzonej przez Urząd Skarbowy. Możesz dalej ją mieć, a po wznowieniu działalności ponownie używać. Nie musisz także dokonywać terminowych przeglądów technicznych, pod warunkiem, że nie prowadzisz w tym okresie ewidencji.
W trakcie zawieszenia nie robisz raportów dobowych, ani miesięcznych, nie musisz robić tzw. „pustych” raportów.
Jeżeli jednak w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej sprzedasz osobie fizycznej lub rolnikowi ryczałtowemu przedmioty majątku firmy lub środki trwałe, to musisz zaewidencjonować tą transakcję na kasie fiskalnej i zrobić raport dzienny, a następnie miesięczny. Jeżeli udokumentujesz tą transakcję fakturą – nie musisz jej ewidencjonować na kasie fiskalnej. W przypadku sprzedaży innym podmiotom zawsze wystawiasz tylko fakturę.
- VAT w okresie zawieszenia działalności gospodarczej
W okresie zawieszenia nie masz obowiązku składania deklaracji JPK. Musisz jednak złożyć deklarację za okres (miesiąc albo kwartał), w którym prowadziłeś działalność choćby tylko jeden dzień.
Istnieje oczywiście kilka wyjątków, kiedy pomimo zawieszenia działalności musisz złożyć deklarację JPK, a dzieje się tak, kiedy
- dokonujesz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importujesz usługi lub jesteś nabywcą towarów i w związku z tymi nabyciami jesteś podatnikiem VAT,
- dokonujesz korekty proporcji VAT (dotyczy to podatników, którzy rozliczają się według mechanizmu proporcji i są zobowiązani do korekty odliczonego podatku naliczonego w deklaracji za pierwszy okres rozliczeniowy następnego roku podatkowego),
- chcesz skorzystać z prawa do odliczenia podatku, np. z tytułu ponoszenia stałych kosztów, jak abonament telefoniczny czy najem lokalu – złożenie deklaracji warunkuje uzyskanie prawa od odliczenia podatku. Tutaj pewnym ułatwieniem dla Ciebie może być fakt, że na rozliczenie w VAT faktury zakupowej masz 4 miesiące lub 2 kwartały – w zależności, czy rozliczasz się miesięcznie czy kwartalnie, a co za tym idzie, możesz zaoszczędzić na księgowości i np. poprosić księgową o składanie deklaracji raz na 3-4 miesiące. Dzięki ewidencjonowaniu tych wydatków, zwiększasz kwotę nadwyżki podatku naliczonego nad należnym, co w przyszłości zmniejszy Twój VAT do zapłaty,
- musisz skorygować którąś z wcześniejszych deklaracji – zwolnienie z obowiązku składania deklaracji nie dotyczy okresów, za które jesteś zobowiązany dokonać korekty podatku naliczonego,
- wykonasz jakąkolwiek czynność, z tytułu której będziesz zobowiązany do rozliczenia podatku, będziesz zobowiązany do złożenia deklaracji za okres, w którym wykonałeś tę czynność.
Jeśli z kolei jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT UE i w okresie zawieszenia nie dokonujesz transakcji wewnątrzwspólnotowych, nie musisz w ogóle składać deklaracji VAT UE.
Pamiętaj, że po sześciu miesiącach zawieszenia działalności zostaniesz wykreślony z rejestru podatników VAT. Po okresie zawieszenia następuje ponowna rejestracja bez konieczności składania zgłoszenia rejestracyjnego.
Jeżeli w okresie zawieszenia działalności gospodarczej będziesz wykonywał czynności opodatkowane VAT, jesteś zobowiązany zawiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego, wskazując okres, w którym będziesz wykonywał te czynności. Zawiadomienie złóż:
- przed dniem zawieszenia działalności gospodarczej albo
- przed dniem rozpoczęcia wykonywania takich czynności w okresie zawieszenia działalności gospodarczej.
Jeśli złożysz zawiadomienie, nie zostaniesz wykreślony z rejestru VAT albo Twój status podatnika VAT zostanie przywrócony na okres wskazany w zawiadomieniu.
Podsumowanie
I jak? Zawieszenie to pomysł dla Ciebie, czy może nie masz ponad 30-dniowych przestojów i nie możesz z niego skorzystać? Samo zawieszenie działalności nie jest niczym skomplikowanym, ale musisz w jego trakcie zachować czujność, aby nie zapomnieć o niespodziewanych obowiązkach. W okresie zawieszenia działalności najczęściej rezygnujesz z usług księgowych, aby obniżyć koszty, ale zastanów się, czy w Twoim przypadku będzie naprawdę warto?
Autor: Małgorzata Ingielewicz