Czy pamiętacie te czasy, kiedy pod koniec roku albo na początku kolejnego nie można było zrobić zakupów w różnych sklepach, a na drzwiach wisiała kartka z tajemniczym napisem „REMANENT”? Słowo to często żyło własnym życiem… widywany był remament, renanent, remanęt i inne wersje słowotwórcze ;) W teleexpresie nawet je pokazywali.
Ja pamiętam takie kartki… może dlatego, że czterdziestka coraz bliżej ;)
Co to jest ten remanent i dlaczego sklepy były zamknięte? Dlaczego dziś większości sklepów się nie zamyka? Nie robi się już remanentów? Otóż nie! Nadal są obowiązkowe, ale z całą pewnością programy magazynowe i narzędzia elektroniczne usprawniają ten proces.
Co to jest remanent?
Remanent inaczej nazywany jest inwentaryzacją lub spisem z natury.
Jest to czynność polegająca na określeniu faktycznych stanów posiadanych towarów rzeczowych w firmie.
Kto musi przeprowadzać spis z natury?
Do przeprowadzania remanentu zobowiązani są przedsiębiorcy prowadzący książkę przychodów i rozchodów (KPiR) opodatkowani na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym.
A co z ryczałtem? Firmy opodatkowane ryczałtem od 2019 r. nie mają już obowiązku sporządzania remanentów. Jest tylko 1 wyjątek – nawet ryczałtowiec likwidując działalność ma obowiązek sporządzić remanent likwidacyjny.
Moim zdaniem czasami nawet będąc na ryczałcie warto taki remanent przeprowadzić, aby sprawdzić czy „grają” nam stany magazynowe, czy nie doszło do zniszczeń, kradzieży itp. Nie musi on być wówczas tak bardzo formalny i nie koniecznie na 31. grudnia.
Jeśli jesteś na ryczałcie, zastanów się koniecznie, czy na kolejny rok przypadkiem nie zmienisz formy opodatkowania – czas na decyzję masz do 20-go lutego, ale na zasadach ogólnych i podatku liniowym musisz sporządzić obowiązkowo remanent z datą 1. stycznia. Jak to zrobisz po fakcie? Jeśli więc taka zmiana jest opcjonalna, a obecnie jesteś na ryczałcie – sporządź spis z natury.
Kiedy powinien zostać sporządzony remanent?
Remanent powinien zostać przeprowadzony:
- na dzień 1. stycznia,
- na koniec każdego roku podatkowego,
- na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego,
- w razie zmiany wspólnika,
- w razie zmiany proporcji udziałów wspólników,
- w sytuacji utraty prawa do opodatkowania działalności zryczałtowanymi formami opodatkowania od niektórych przychodów, które są osiągane przez osoby fizyczne,
- w razie likwidacji działalności.
Ja w tym artykule skupię się na remanencie na koniec roku podatkowego i na 1. stycznia.
Obowiązek sporządzenia remanentu w terminach 31 grudnia i 1 stycznia nie oznacza oczywiście, że trzeba go dokonać dwukrotnie. Spis na ostatni dzień roku podatkowego jest bowiem jednocześnie spisem na pierwszy dzień roku następnego i ma tę samą wartość.
Co należy objąć spisem z natury?
Spisem z natury powinny zostać objęte:
- towary handlowe – wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym,
- materiały (surowce) podstawowe – materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się głównym składnikiem gotowego wyrobu,
- materiały (surowce) pomocnicze – materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,
- półwyroby – czyli materiały (surowce), które są częściowo przygotowane, jednak nie są jeszcze gotowym produktem i muszą być poddane dalszym obróbkom,
- tzw. produkcja w toku – np. niezakończone usługi budowlane lub inne o charakterze wytwórczym, które są „w toku”,
- wyroby gotowe – wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony,
- braki – m.in. towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość,
- odpady – materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.
- towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika – mogą to być zarówno towary przewiezione do innej firmy celem ich obróbki lub przerobienia, jak również zakupione towary, które do dnia 31 grudnia nie zostały jeszcze dostarczone do zakładu (tzw. towary w drodze), pod warunkiem, że podatnik jest ich właścicielem,
- towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika – np. materiały, które zostały przyjęte do obróbki lub przerobienia od klientów zamawiających (nie trzeba ich wyceniać – wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie i wskazanie, czyją stanowią własność).
W skład remanentu nie wchodzą natomiast środki trwałe i wyposażenie firmy, takie jak: komputery, laptopy, telefony komórkowe, meble, sprzęt, maszyny, itp.
Upraszczając – remanentem obejmowane są te towary i materiały, które trafią do klienta lub wychodzą „na kliencie”, a nie narzędzia, którymi pracujemy. Tego typu rzeczy spisuje się tylko podczas remanentu w związku z likwidacją firmy.
Czym jest remanent zerowy?
Często się zdarza, że spis z natury na koniec roku będzie wynosił zero. Jest tak w przypadkach, gdy przedsiębiorca po prostu nie posiada wyżej wymienionych składników majątku firmy, które podlegałyby inwentaryzacji. Jednak przepisy jasno wskazują, że nawet w takim przypadku należy sporządzić remanent, w którym wpisana zostanie wartość równa zero. Taki remanent należy też ująć w KPiR pod datą 31 grudnia.
Wartość zerowa, która wynika z remanentu końcowego, powinna być również ujęta na początku nowego roku podatkowego w KPIR jako pierwszy wpis w ewidencji księgowej.
Po co sporządzany jest remanent?
Remanent ma na celu zbadanie faktycznej ilości towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, wyrobów gotowych i braków/odpadów posiadanych przez przedsiębiorstwo, a następnie uzgodnienie tego stanu z ilością wynikającą z odpowiednich dokumentów księgowych i ewidencji.
Przy okazji spis z natury umożliwia wykrycie:
- błędów związanych ze sprzedażą bądź nabyciem towarów,
- braków w towarach,
- nadużyć, jakich mogli się dopuścić pracownicy,
- produktów, które już nie nadają się do spożycia – jeśli np. zajmujemy się obrotem żywnością,
- spadku bądź wzrostu wartości produktów, co jest związane z reakcją na popyt i podaż na rynku.
Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:
- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
- datę sporządzenia spisu,
- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
- szczegółowe określenie towaru i innych składników podlegających spisowi,
- jednostkę miary,
- ilość stwierdzoną w czasie spisu,
- cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
- wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
- łączną wartość spisu z natury,
- klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,
- podpisy osób sporządzających spis,
- podpis właściciela zakładu (wspólników).
Metody inwentaryzacji
Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie lub za pomocą narzędzi informatycznych, wspomaganych przez sprzęt elektroniczny. Identyfikacja metodą automatyczną wykorzystuje znakowanie i odczyt np. za pomocą kodów kreskowych.
Ważne jest, aby remanent roczny był sporządzony w sposób trwały i staranny.
Podczas przeprowadzania spisu z natury, konieczne jest zamknięcie zakładu. Wszystko po to, aby sporządzony spis był dokonany zgodnie ze stanem faktycznym. Każda transakcja kupna czy sprzedaży powoduje zmianę w stanie magazynowym, a w czasie spisu jest to niedopuszczalne. Dlatego nie wolno w tym czasie ani kupować nowego towaru i surowców, ani sprzedawać swoich produktów, a spisu dokonywać rzetelnie i z uwagą, tak aby zapisy były zgodne ze stanem faktycznym.
Jak dokonać wyceny towarów?
Obowiązek sporządzenia spisu z natury to nie wszystko. Po jego sporządzeniu należy go wycenić, aby możliwe było zaksięgowanie spisu z natury w KPiR.
Przedsiębiorca musi dokonać wyceny remanentu najpóźniej w ciągu 14 dni od dnia jego zakończenia.
Dokonując wyceny należy wiedzieć, że towary handlowe oraz materiały podstawowe i pomocnicze wycenia się według cen zakupu lub nabycia (po rabatach, upustach – jeśli takie były), a jeśli nie jest to możliwe, to wycenia się je na podstawie cen rynkowych obowiązujących w dniu sporządzenia spisu z natury.
Wycena towarów nie jest raczej problematyczna.
Trudnością dla niektórych przedsiębiorców może być wycena materiałów częściowo zużytych.
Dla przykładu – właścicielka salonu kosmetycznego może mieć zużyte częściowo opakowania różnego rodzaju masek, kremów, lakierów do paznokci, itd. Ciężko oszacować ich zużycie, więc i wycena byłaby mocno przybliżona.
Jako że powyższa sytuacja w niektórych branżach jest codziennością, to podobne przypadki trafiają do interpretacji organów skarbowych, które orzekają, że takie materiały należy wyceniać, tak jak gdyby były pełne! Bez względu na to, ile faktycznie materiału pozostało. Czy jest to praktyka sprawiedliwa? I rozwiązanie z korzyścią dla przedsiębiorcy? Chyba… nie.
Nie łatwo jest też w przypadku półwyrobów, gotowych wyrobów, a także braków własnej produkcji, które to wycenia się uwzględniając koszt ich wytworzenia.
Dla przykładu – roboty budowlane w toku należy wycenić według kosztu wytworzenia, który nie może być niższy od kosztów materiałów zużytych dotychczas do wykonania niezakończonej usługi budowlanej. Zatem ustalając koszt wytworzenia niezakończonej usługi budowlanej, trzeba uwzględnić przede wszystkim koszt dotyczący zakupionych materiałów podstawowych. Do kosztów jej wytworzenia zaliczyć można również m.in.: wydatki związane z transportem zakupionych materiałów, wynagrodzenia pracowników dotyczące niezakończonej usługi budowlanej oraz składki ZUS od tych wynagrodzeń w części obciążającej pracodawcę, koszty związane z usługami podwykonawców. Jak widać, wymaga to dużo pracy. I jak myślicie? Firmy budowlane robią takie remanenty? I tak szczegółowo wyliczają kwoty robót? Mam nadzieję, że… tak.
Całkiem inaczej wycenia się odpady użytkowe, bowiem robi się to według wartości oszacowanej na podstawie ich przydatności do dalszego użytkowania. Czy szacunek przedsiębiorcy będzie taki sam, jak szacunek kontrolującego w razie ewentualnej kontroli? Pewnie nie…
Pamiętajcie! W przypadku czynnych podatników VAT cena zakupu to nie cena brutto, lecz pomniejszona o VAT.
Jaki wpływ na dochód i podatki ma remanent?
Warto wiedzieć, że jeśli wartość wynikająca ze spisu z natury na koniec roku podatkowego przekracza remanent początkowy z tego samego roku podatkowego, to różnica z nich wynikająca powiększa dochód, a zatem podlega opodatkowaniu. Na zasadach ogólnych będzie to 12%, a gdy dochód przekroczy 120000,00 zł, to nawet 32%. Z kolei na podatku liniowym zawsze 19%.
Jeśli zaś wartość spisu końcowego jest niższa od początkowego, to różnica między nimi będzie pomniejszać dochód podlegający opodatkowaniu.
Z podatkowego punktu widzenia, warto się zatem postarać, żeby wynik remanentu na koniec roku był jak najniższy. Duża wartość spisu z natury podwyższa dochód, a podatek płacimy przecież od dochodu. Dlatego wyprzedaże na koniec roku to nie tylko chwyt marketingowy, ale i sprytne zagranie finansowe.
Remanent a składka zdrowotna
Po zmianach w sposobie wyliczania składki zdrowotnej wprowadzonych przez Nowy Ład jej wysokość jest uzależniona od dochodu. Na zasadach ogólnych wynosi 9%, a na podatku liniowym 4,9%. A w związku z tym, że na dochód mają wpływ remanenty, to do wyliczania podstawy składki zdrowotnej w rocznym jej rozliczeniu też są one brane pod uwagę.
Analogicznie, jak przy opodatkowaniu, jeśli wartość wynikająca ze spisu z natury na koniec roku podatkowego przekracza remanent początkowy z tego samego roku podatkowego, to różnica z nich wynikająca powiększa dochód, a zatem wpływa na składką zdrowotną. Na zasadach ogólnych zazwyczaj dopłacimy 9%, a na podatku liniowym 4,9%.
Jeśli zaś wartość spisu końcowego jest niższa od początkowego, to różnica między nimi będzie pomniejszać dochód , a zatem wpłynie też na składką zdrowotną. Na zasadach ogólnych zazwyczaj odzyskamy 9%, a na podatku liniowym 4,9%.
Podsumowanie
Wydawałoby się, że remanent to taki zwykły spis i nic trudnego. W małej firmie z pewnością tak jest, ale jeśli nie prowadzicie gospodarki magazynowej, to trzeba zwyczajnie usiąść i spisać każdy towar, a potem przejrzeć faktury zakupu (czasami nawet z całego roku), aby wycenić te towary/materiały.
Gorzej w dużej firmie, gdzie towarów są setki, tysiące, czy miliony. Tutaj jest to większe przedsięwzięcie, które z pewnością opiera się o narzędzia elektroniczne i szczegółowe programy magazynowe. W takim wypadku nie jest to jeden dzień z życia firmy, lecz cały rok skrupulatnego ewidencjonowania przez wiele wiele osób, więc musi to być doskonale przemyślane i zorganizowane.
Słyszymy często, że niektórzy przedsiębiorcy nie robią remanentów albo robią zerowe, twierdząc, że 31. grudnia przecież nie mieli nic „na stanie”. W wielu przypadkach tak jest oczywiście, ale uwierzcie – księgowa patrząc w Wasze dokumenty łatwo oceni, czy mówicie prawdę, a co dopiero kontroler skarbowy… My naszych klientów wyprowadzamy z tych błędów i poniekąd „przymuszamy” do robienia remanentów – tylko i wyłącznie dla ich dobra.
A słyszeliście kiedyś, że niektóre firmy nie robią remanentów, bo zlecają to księgowej? I nie mówię tu o księgowej zatrudnionej w ich firmie, przebywającej w niej, mogącej obejrzeć te towary i je zliczyć, tylko o księgowej z biura rachunkowego, która nigdy nie była w ich zakładzie/magazynie/lokalu. Przed oczami mam tu wyliczanki na zasadzie „sufit razy podłoga”! Czy warto robić takie „manewry”? Oceńcie sami.
Autor: Małgorzata Ingielewicz