Każdy przedsiębiorca, który dba o swoich pracowników, wie, jak ważne są gesty uznania. Czasami wystarczy mały upominek, żeby poczuć się docenionym, a w firmie panował klimat współpracy.
Ale… chwila, zanim rzucisz się w wir zakupów świątecznych prezentów, lepiej dowiedz się, jak te prezenty traktuje skarbówka. Kiedy są „reprezentacją”, kiedy „reklamą” i jakie skutki podatkowe wiążą się
z ich wręczaniem? Przeczytaj, a unikniesz pułapek!
Kiedy to reprezentacja, a kiedy reklama? I co z tymi podatkami?
No dobrze, o co tu chodzi z tymi terminami? Dla przedsiębiorcy to nie tylko słowa z podręcznika prawa, ale i konkretne różnice w traktowaniu podatkowym. A więc:
- Reprezentacja – W skrócie, chodzi o to, że wręczając prezent pracownikowi, pokazujesz,
że Ci zależy na dobrej atmosferze w firmie. Taki gest nie ma na celu bezpośredniego zwiększenia sprzedaży ani przyciągania nowych klientów. Prezenty są raczej elementem dbałości o relacje wewnętrzne w firmie, np. prezenty z okazji świąt, jubileuszy, urodzin. - Reklama – Jeśli Twój prezent jest nieco bardziej „markowy”, to znaczy, że ma przypominać
o Twojej firmie – np. długopis z logo, kalendarz, koszulka firmowa. Wówczas taki prezent
ma charakter reklamowy, czyli jego celem jest promocja Twojej firmy i utrwalenie wizerunku marki. To już nie tylko relacje wewnętrzne, ale i reklama na zewnątrz.
Co z tymi podatkami?
Zanim zaczniesz kupować wszelkie luksusowe gadżety, sprawdź, jak te prezenty wpłyną na Twoje finanse, gdyż mogą one być opodatkowane lub zwolnione z podatku, w zależności od tego, z jakich pieniędzy zostały sfinansowane:
- Prezenty ze środków firmy (tzw. środki obrotowe):
Jeśli kupisz prezenty za pieniądze z bieżących środków firmy, wartość takich upominków zostanie potraktowana jako przychód (wynagrodzenie) pracownika. Oznacza to, że trzeba
od niej zapłacić podatek dochodowy – i to Ty jako pracodawca musisz ten podatek potrącić
i przekazać do urzędu skarbowego.
- Prezenty z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS):
Jeśli prezenty zostały opłacone z pieniędzy ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, mogą być zwolnione z podatku dochodowego, ale tylko do określonej kwoty:
- Od 1 stycznia 2024 roku limit zwolnienia to 1000 zł w skali roku (w latach „covidowych” limit wynosił 2000 zł w skali roku)
Zatem jak rozgryźć ten orzech, aby skorzystać ze zwolnienia z podatku?
- Wartość prezentu, który wręczysz pracownikowi musi zmieścić się w w/w limicie (jeśli
go przekroczysz podatek płaci się tylko od kwoty ponad ten limit) - Prezenty muszą być finansowane z ZFŚS, a nie ze zwykłych środków firmy. Upominki mogą mieć formę rzeczową (np. paczka prezentowa) lub pieniężną (np. bony świąteczne).
A co z ZUS-em zapytasz?
- Prezenty finansowane z ZFŚS są dodatkowo zwolnione z obowiązku odprowadzania składek na ZUS.
- Prezenty sfinansowane ze zwykłych środków firmy (nie ZFŚS) podlegają składkom ZUS.
Co z kosztami w Twojej firmie, czyli prezentowych rozważań ciąg dalszy
- Prezenty wręczane pracownikom, które są traktowane jako reprezentacja, niestety, nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu, zwłaszcza jeśli będą związane z wręczeniem alkoholu. Więc jeśli chcesz obniżyć swój podatek dochodowy, to raczej musisz wybrać prezenty, które będą miały charakter reklamowy. W takim przypadku, wręczając pracownikowi np. firmowy kubek czy torbę z logo, możesz to wliczyć do kosztów uzyskania przychodu, bowiem przekazanie ich będzie miało charakter motywacyjny, co pośrednio przełoży się na uzyskiwane przychody. Dotyczy to jednak podarunków, które są finansowane ze środków obrotowych przedsiębiorcy – czyli Twojej bieżącej sprzedaży.
Uważaj jednak – zbyt drogie prezenty mogą zostać uznane za reprezentację i wówczas kosztem już nie będą.
- Inaczej jest natomiast w przypadku prezentów sfinansowanych z ZFŚS. Ty jako pracodawca zaliczasz do kosztów podatkowych odpisy na ZFŚS, z którego następnie finansowane
są prezenty, więc nie masz już prawa do odliczenia wartości prezentów. Gdyby bowiem wydatki na prezenty dla pracowników sfinansowane z ZFŚS mogły zostać odliczone od Twoich przychodów, oznaczałoby to de facto podwójne odliczenie tego samego wydatku. - Prezenty okolicznościowe, które nie są związane z wykonywaniem obowiązków służbowych
i mają charakter okolicznościowy lub gratulacyjny (paczki dla dzieci na święta, kosze prezentowe, bony itp.) traktowane są jako darowizna. Dla firmy taki wydatek nie jest uznawany za koszt, natomiast dla pracownika często podlega zwolnieniu z podatku, pod warunkiem,
że nie przekroczy ustalonego limitu.
Plusy i minusy:
Plusy:
- Zwiększenie lojalności pracowników – Prezenty to dobry sposób na budowanie pozytywnych relacji z zespołem. Wiadomo, że ludzie lubią czuć się doceniani!
- Możliwość odliczenia VAT – Jeśli prezenty są traktowane jako reklama, masz szansę
na odliczenie VAT, co zawsze jest na plus. - Uznanie w oczach kontrahentów – Z okazji świąt możesz także wręczyć drobne upominki swoim kontrahentom, co wpłynie na postrzeganą profesjonalność Twojej firmy (ale o tym
w innym artykule!)
Minusy:
- Ograniczenia podatkowe – Pamiętaj, że jeśli błędnie zakwalifikujesz przekazywane prezenty (czy to reprezentacja, czy reklama), może się okazać, że nie będziesz mógł ich wliczyć w koszty. Wtedy, zamiast oszczędności, zapłacisz więcej.
- Koszty – Prezenty to wydatek, który nie każdemu przedsiębiorcy się opłaca. Zbyt duża liczba upominków może obciążyć budżet firmy, zwłaszcza jeśli nie są traktowane jako koszty uzyskania przychodu.
- Brak dokumentacji – Aby udowodnić, że prezent jest reklamą, warto mieć dokumentację, np. fakturę z opisem, kto dostał prezent i dlaczego (żeby udowodnić, że nie chodziło tylko o miły gest). W przeciwnym razie, mogą uznać go za reprezentację.
- Limity na prezenty – Jeśli chcesz skorzystać z odliczenia VAT, musisz pamiętać o limicie 100 zł na osobę rocznie. To oznacza, że jeśli w ciągu roku wręczysz jednemu pracownikowi kilka prezentów, musisz liczyć, czy łącznie nie przekroczyło się tej kwoty.
Podsumowanie
Prezenty dla pracowników to świetny sposób na budowanie relacji, ale trzeba wiedzieć, jak to wszystko działa w kontekście podatków. Prezenty reprezentacyjne raczej nie będą miały żadnych korzyści podatkowych, ale za to prezenty reklamowe mogą obniżyć Twój podatek dochodowy i pozwolą na odliczenie VAT. Zawsze warto mieć na uwadze przepisy i limity, żeby nie wpaść w pułapkę podatkową! W końcu lepiej zapobiegać niż potem zaskoczyć się podczas kontroli skarbówki.
Autor: Maja Urbańska