Każdy z nas lubi dostać prezent, a jeszcze lepiej, kiedy prezent jest naprawdę trafiony. Zatem, dlaczego nie obdarować swoich kontrahentów świątecznym upominkiem? Ale, zanim wpadniesz na pomysł obdarowania wszystkich swoich klientów drogimi zegarkami czy luksusowymi winami, warto wiedzieć, kiedy prezenty mogą być traktowane jako reprezentacja, a kiedy jako reklama, oraz jakie skutki podatkowe to rodzi.
Kiedy to reprezentacja, a kiedy reklama? I jak to wszystko ma się w sprawach podatkowych?
Czyli prezentowo – podatkowy zawrót głowy!
To pytanie zadaje sobie pewnie nie jeden przedsiębiorca. I choć brzmi to jak rozdawanie „gratisów”
w marketingowej kampanii, sprawa jest nieco bardziej skomplikowana.
Dlatego musisz wiedzieć, że:
- Reprezentacja – To wszelkie działania mające na celu zbudowania i utrzymania pozytywnych relacji biznesowych. Prezenty wręczane w ramach reprezentacji mogą obejmować,
np. eleganckie upominki z okazji świąt, rocznicy współpracy, czy inne działania, które mają
na celu podziękowanie konkretnemu klientowi – ale nie wpłynie to na zwiększenie sprzedaży. Dlatego jeśli wręczasz komuś prezent, aby wyjść na eleganckiego partnera biznesowego,
to zazwyczaj traktuje się to jako reprezentację. - Reklama – To wszelkie działania mające na celu zwiększenie rozpoznawalności Twojej marki
i przyciągnięcie nowych klientów. Zatem prezenty wręczane klientowi (grupie klientów),
na których pojawi się logo Twojej firmy na jakimś firmowym gadżecie (np. długopisie, kubku, torbie), uznane zostaną za reklamę, gdyż będą miały na celu promocję i rozpowszechnienie wizerunku firmy. Takie prezenty, związane z działalnością reklamową, mogą być uznane
za koszt uzyskania przychodu, co wiąże się z określonymi korzyściami podatkowymi.
Jak to wygląda w kwestii podatków?
1. Upominki dla kontrahentów a VAT – jak to działa?
Kwestia prezentów dla kontrahentów i VAT jest regulowana w ustawie o VAT, a dokładniej
w art. 7 ust. 2. Przepis ten wskazuje, że nieodpłatne przekazanie towarów przez przedsiębiorcę
jest traktowane jako dostawa towarów (sprzedaż), jeśli przy ich zakupie (imporcie lub wytworzeniu) odliczył on podatek VAT, choćby częściowo.
Zapytasz więc, co to oznacza w praktyce? Spieszę z wyjaśnieniem.
Jeżeli Twoja firma odliczyła VAT przy zakupie upominku, to wręczając taki prezent, co do zasady, musisz naliczyć i odprowadzić podatek VAT od pełnej wartości przekazanego towaru.
Ale na szczęście istnieją dwa wyjątki, które pozwolą uniknąć naliczania VAT od prezentów dla Twoich kontrahentów. Oba dotyczą upominków uznawanych za „ prezenty o małej wartości”. (szczegóły tych wyjątków określone są w art. 7 ust. 4 ustawy o VAT).
Do jakiej kwoty prezent dla kontrahenta będzie bez podatku?
- Prezenty o wartości do 20 zł
Pierwsza sytuacja dotyczy upominków, których wartość nie przekracza 20 zł. Wręczanie takich prezentów jest zwolnione z VAT, pod warunkiem że mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, są to na przykład: długopisy, breloczki, notesy czy inne niedrogie gadżety reklamowe
- Prezenty o wartości do 100 zł – ale musisz prowadzić ewidencję
Drugi wyjątek obejmuje prezenty o wartości do 100 zł netto (bez VAT). W tej sytuacji również nie musisz naliczać VAT, ale konieczne jest prowadzenie ewidencji, w której zapiszesz dane osób, które otrzymały te prezenty. Ważne jest, aby całkowita wartość wszystkich upominków przekazanych jednemu kontrahentowi w ciągu roku nie przekraczała 100 zł netto.
Co musisz pamiętać?
- Wartość pojedynczego prezentu nie może przekroczyć 100 zł netto.
- Sumuje się wszystkie prezenty wręczone danej osobie w ciągu roku. Jeśli ich łączna wartość przekroczy 100 zł netto, należy naliczyć VAT od całej przekazanej wartości.
Krótkie podsumowanie:
Wręczając kontrahentom upominki, możesz skorzystać z wyłączenia z obowiązku naliczenia VAT, jeśli:
- Prezent ma wartość do 20 zł i nie wymaga ewidencji odbiorców.
- Prezent ma wartość do 100 zł netto, a Ty prowadzisz ewidencję osób obdarowanych
i nie przekraczasz limitu 100 zł rocznie na jednego kontrahenta.
Dzięki tym rozwiązaniom możesz uniknąć dodatkowego rozliczania VAT, ale pamiętaj o spełnieniu wskazanych warunków!
2. Prezent dla kontrahenta a możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodu (KUP)
Aby ustalić, czy wydatek na prezent dla kontrahenta można ująć w kosztach podatkowych, trzeba odpowiedzieć na pytanie, jaki charakter ma ten upominek: czy jest to koszt reklamy, czy reprezentacji. Wynika to z przepisów podatkowych (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy
o CIT), które wykluczają możliwość zaliczenia kosztów reprezentacji do KUP.
A zatem, musisz sięgnąć wzrokiem do opisu powyżej, który wyjaśnia różnice pomiędzy tymi dwoma znaczeniami, i wyjaśnia co je różni.
Jeśli więc Twój upominek będzie zawierał logo Twojej firmy i przeznaczony będzie dla szerokiej grupy obdarowanych, to jego celem będzie promocja Twojej firmy, co pozwali zaliczyć wydatek do kosztów reklamy i ująć go w KUP. Natomiast, jeśli prezent nie będzie oznakowany i przeznaczony dla wybranych kontrahentów, wtedy głównym jego celem będzie wywołanie dobrego wrażenia, czy podziękowania
za współpracę. Wówczas taki wydatek uznaje się za koszt reprezentacji, który niestety nie może być ujęty w kosztach podatkowych.
Do jakiej kwoty prezent dla kontrahenta będzie bez podatku?
Warto pamiętać, że limity wynikające z ustawy o podatku VAT i ustawy o podatku dochodowym niestety nie pokrywają się. Dlatego musisz pamiętać, że o ile przy podatku VAT wartością graniczną jest 100 zł, o tyle przy podatku dochodowym limit to 200 zł. W związku z tym prezenty powyżej 200 zł będą wiązały się z obowiązkami podatkowymi, i musimy tu również rozgraniczyć pojęcie kontrahent (czyli współpracująca z Tobą firma) i klient (czyli ktoś kto nie prowadzi działalności, ale świadczysz mu usługę czy sprzedajesz swój towar, bądź jest pracownikiem Twojego kontrahenta).
Zgodnie z wyjaśnieniami, które można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów, to na obdarowanym spoczywa obowiązek zapłaty podatku. Nie znaczy to jednak, że Ty, który wręczasz prezent, nie masz żadnych obowiązków.
Zatem, jeśli wręczysz osobie fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, prezent o wartości powyżej 200 zł, powinieneś na koniec roku wystawić mu informację PIT-11. Czasami może to być nieco problematyczne, bo wiąże się to z koniecznością pozyskania danych osobowych potrzebnych
do uzupełnienia wspomnianego wyżej formularza.
Na szczęście są rozwiązania, które ułatwią Ci życie (bo podatkowo nawet wręczenie prezentu może być kłopotliwe).
- Po pierwsze warto pamiętać, do jakiej kwoty prezent bez podatku może być wręczony zarówno firmom jak i osobom, które nie są przedsiębiorcami – jest to 200 zł brutto.
- Po drugie, jeśli prezent dla kontrahenta przekroczy kwotę 200 zł, to obdarowana firma musi wykazać z tego tytułu przychód i odprowadzić od niego podatek.
- Po trzecie, jeśli Twój klient jest pracownikiem Twojego kontrahenta, przekaż prezent przeznaczony dla niego, którego wartość przekroczy 200 zł – kontrahentowi wówczas problem ewentualnego opodatkowania takiego prezentu przerzucisz na jego pracodawcę.
Prezentowa pułapka, przeczytaj zanim w nią wpadniesz!
Jak już ustaliliśmy wcześniej , przekazanie prezentów dla kontrahentów czy klientów, może być zaliczone do kosztów podatkowych, o ile nie są one określone jako koszty reprezentacji. Warto jednak zaznaczyć, że wydatki na zakup alkoholu nie mogą być uznane za koszt podatkowy. Nawet jeśli na butelce z alkoholem umieszczono logo firmy, nie zmienia to faktu, że taki wydatek wciąż traktowany jest jako koszt reprezentacji, zgodnie z przepisami ustawy o PIT.
W przypadku przekazywania alkoholu dodatkowo należy uwzględnić konsekwencje związane
z podatkiem VAT. Jeśli nie jesteś Vatowcem, to z momentem przekazania takiego podarku musisz liczyć się z koniecznością wejścia w VAT ze względu na przekazanie (sprzedaż) produktów objętych akcyzą! Co więcej, jeśli alkohol zostanie przekazany osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej – będziesz musiał zakupić kasę fiskalną!
Dlatego przekazywanie alkoholu jako prezentu niesie za sobą szereg zobowiązań podatkowych, które warto uwzględnić przy planowaniu takich działań.
Plusy i minusy wręczania prezentów:
Plusy:
- Budowanie relacji – Prezenty to doskonały sposób na budowanie pozytywnych relacji
z kontrahentami i pracownikami. - Wizerunek – Dobrze dobrany upominek pokazuje, że firma dba o szczegóły i swoich partnerów.
- Ulgi podatkowe – Prezenty reklamowe, które spełniają warunki, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu i będziesz mógł odliczyć VAT.
Minusy:
- Koszty – Prezenty to dodatkowy wydatek, który trzeba uwzględnić w budżecie firmy.
- Formalności – Konieczność przestrzegania przepisów VAT i limitów cenowych może nieco komplikować proces.
- Niewłaściwa kwalifikacja – Zła klasyfikacja prezentów (reprezentacja zamiast reklama) może skutkować brakiem możliwości odliczenia VAT.
- Alkohol jako prezent – niechcący możesz stać się Vatowcem i będziesz musiał zakupić kasę fiskalną!
Podsumowanie
Chociaż wręczanie prezentów kontrahentom to świetny sposób na budowanie dobrych relacji,
to musisz pamiętać o kilku zasadach podatkowych. Prezenty traktowane jako reprezentacja
nie są kosztami uzyskania przychodu, natomiast te traktowane jako reklama mogą zmniejszyć Twoje zobowiązania podatkowe. Kluczem jest odpowiednia dokumentacja i przestrzeganie limitów, szczególnie w kontekście VAT-u. A przy tym wszystkim warto pamiętać, że prezent ma być przede wszystkim miłym gestem, a nie tylko podatkową machiną!
Autor: Maja Urbańska