Zakładanie działalności gospodarczej w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) może wydawać się skomplikowane, ale jeśli przejdziesz z nami przez każdy krok, stanie się to znacznie prostsze. Oto szczegółowy przewodnik, który pomoże Ci w tym procesie.
Krok 1: Przygotowanie do założenia działalności
- Pomysł na działalność: zastanów się, jaki rodzaj działalności chcesz prowadzić. Przeanalizuj rynek i upewnij się, że masz odpowiednią wiedzę oraz zasoby. Może warto na początek poprowadzić działalność nierejestrową albo pozyskać dotację z Urzędu Pracy (UP) na rozpoczęcie działalności gospodarczej.
- Wybór nazwy firmy: wybierz unikalną nazwę, która będzie odzwierciedlać charakter Twojej działalności. Pamiętaj, że nie powinna być ona myląca, ani już zarejestrowana przez inną firmę. Nazwa musi zawierać co najmniej Twoje imię i nazwisko. Warto używać polskich nazw – dla przykładu: większość kosmetyczek ma w swojej nazwie „beauty” czy „glamour” (nuda), a czy nie brzmi lepiej np. „fiu, fiu”, „Hej! Piękna” czy „Babskie fanaberie”?
- Przygotowanie marketingu i reklamy: upewnij się, że masz odpowiednie (spójne, charakterystyczne, profesjonalne) materiały marketingowe, stronę internetową, profile na mediach społecznościowych. Przygotuj to wszystko przed wejściem na rynek – będzie Ci łatwiej ruszyć „z kopyta”. Dopracuj każdy szczegół samodzielnie, bądź skorzystaj z usług grafika, informatyka, itp.
Krok 2: Zdecyduj, jaki adres podasz w CEIDG
- Adres do doręczeń: to miejsce, w którym będziesz odbierać korespondencję dotyczącą Twojej działalności gospodarczej. Może to być Twój adres zamieszkania, adres prowadzenia działalności gospodarczej lub jakikolwiek inny adres, pod którym najłatwiej będzie Ci odbierać korespondencję.
- Adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej: musisz go podać, jeśli prowadzisz działalność w stałym miejscu. Jeśli masz kilka takich miejsc, to ten ma być tym najważniejszym, głównym. Możesz też wybrać opcję „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”, jeśli będziesz ją wykonywać mobilne, czyli w różnych miejscach, głównie u klienta.
- Adresy dodatkowych stałych miejsc wykonywania działalności gospodarczej: powinieneś ujawnić wszystkie adresy, pod którymi działasz, jeżeli poza stałym miejscem prowadzisz na przykład filie, odziały, magazyny czy punkty przyjmowania zleceń.
Pamiętaj, że do każdego zgłoszonego adresu powinieneś mieć tytuł prawny – może to być prawo własności (współwłasności), prawo użytkowania wieczystego, spółdzielcze własnościowe prawo, dzierżawa, najem lub użyczenie. Rejestrując firmę nikt nie zażąda od Ciebie okazania tych dokumentów, ale powinieneś je mieć.
Krok 3: Wybierz kody PKD
- Przeważający kod PKD: jest to kod związany z działalnością, która powinna Ci przynosić największe przychody.
- Dodatkowe kody PKD: powinny to być kody obrazujące wszystko, czym będziesz się zajmować w ramach działalności gospodarczej. W twoim wpisie w CEIDG powinny się znaleźć tylko te kody PKD, które faktycznie określają to, co robisz – nie wpisuj kodów na zapas – listę kodów możesz aktualizować w dowolnym momencie.
Kody PKD są wykorzystywane w statystyce publicznej, ale mają też duże znaczenie praktyczne, np. niektóre kody są powiązane z określonymi formami opodatkowania czy z obowiązkiem korzystania z kasy fiskalnej lub rejestracją VAT. Warto więc dokładnie się im przyjrzeć i wybrać odpowiednie. Jeśli będziesz mieć z tym problem, możesz zawnioskować o pomoc w tym zakresie do Ośrodka Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi.
Krok 4: Ewentualne dodatkowe zezwolenia i koncesje
Co do zasady przedsiębiorcy mogą działać swobodnie, czyli nie potrzebują niczyjej zgody na prowadzenie konkretnej działalności.
Niektóre biznesy wymagają jednak określonych uprawnień zawodowych, określonego sprzętu czy warunków lokalowych.
Są też takie działalności, które możesz prowadzić dopiero po uzyskaniu pozwolenia odpowiednich instytucji publicznych. W tych przypadkach może Ci być potrzebna licencja, koncesja, zezwolenie lub wpis do rejestru działalności regulowanej. Dzieje się tak np. w przypadku działalności gastronomicznej, transportowej, medycznej, ochrony osób lub mienia, sprzedaży alkoholu, organizacji imprez turystycznych, usług detektywistycznych czy zbierania odpadów.
Musisz się o nie postarać już po zarejestrowaniu firmy.
Krok 5: Zgłoszenie do ZUS
- Termin: w trakcie rejestracji działalności w CEIDG możesz zgłosić się do ubezpieczeń w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), ale nie musisz tego robić od razu – masz na to 7 dni. ZUS prześle na Twój adres do korespondencji informację o numerze rachunku składkowego, na który będziesz zobowiązany opłacać comiesięczne składki.
- Składka zdrowotna: jest obowiązkowa dla każdego – opłacając ją możesz korzystać z publicznej służby zdrowia. Sposób jej wyliczania jest zależny od formy opodatkowania.
- Składki społeczne: co do zasady składki emerytalna, rentowa i wypadkowa są obowiązkowe, a chorobowa, dzięki której możesz iść na „chorobowe” i otrzymać zasiłek, jest dobrowolna. Nie musisz opłacać składek społecznych, jeśli oprócz działalności gospodarczej podlegasz do ubezpieczeń z innego tytułu, np. umowy o pracę czy umowy zlecenie i zarabiasz co najmniej pensję minimalną. Składek społecznych nie opłacają też np. emeryci.
- Ulgi: jeśli jest to Twoja pierwsza działalność gospodarcza lub zamknąłeś albo zawiesiłeś poprzednią przynajmniej 60 miesięcy wcześniej oraz nie będziesz świadczyć usług na rzecz byłego pracodawcy, przez pierwszych 6 miesięcy działalności możesz skorzystać z „ulgi na start”, czyli opłacać tylko składkę zdrowotną. Po sześciu miesiącach możesz skorzystać z kolejnej możliwości obniżenia składki i przez następne 24 miesiące oprócz składki zdrowotnej opłacać obniżone składki od preferencyjnej podstawy. To nie koniec przywilejów – przez kolejne 3 lata też możesz płacić niższy ZUS, jeśli spełnisz warunki „Małego ZUSu +”. Jeżeli jednak nie masz prawa do w/w ulg, musisz opłacać tzw. „duży ZUS”.
- Rolnicy: jeśli zakładasz działalność i jednocześnie jesteś rolnikiem lub domownikiem, możesz dalej podlegać ubezpieczeniom w KRUS i opłacać podwójną składkę lub zrezygnować z KRUSu i przejść na ZUS. Pamiętaj – nie zawsze możesz zostać na KRUSie, nie zawsze też przechodząc na ZUS będziesz miał prawo do wszystkich w/w ulg. Przeanalizuj to dokładnie.
Krok 6: Wybór formy opodatkowania
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą obowiązkowo musisz opłacać podatek dochodowy. W trakcie rejestracji działalności w CEIDG możesz złożyć oświadczenie o formie opłacania podatku dochodowego, ale nie musisz tego robić od razu – możesz to zrobić maksymalnie do 20-go dnia kolejnego miesiąca po dokonaniu pierwszej sprzedaży.
Do wyboru masz trzy formy opodatkowania:
- zasady ogólne: opodatkowanie według skali podatkowej (kwota wolna od podatku 30 tyś zł, stawka podatkowa 12% dla dochodów od 30 tyś zł do 120 tyś zł i 32% dla dochodów powyżej 120 tyś zł), jest to podstawowa forma opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej – jeżeli nie wybierzesz innej formy opodatkowania – będziesz „automatycznie” opodatkowany na zasadach ogólnych,
- podatek liniowy: stawka podatkowa 19% bez kwoty wolnej od podatku,
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: przedmiotem opodatkowania jest osiągnięty przychód (nie rozliczamy kosztów) według stawek od 3% do 17% – w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Wybór ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych nie zawsze będzie możliwy – są takie działalności, które nie mogą być w ten sposób opodatkowane. Ryczałtu nie możesz też wybrać, jeśli będziesz świadczyć usługi na rzecz byłego pracodawcy.
Przed wyborem formy opodatkowania zastanów się, jakiego rzędu przychody będziesz osiągać, czyli po prostu za jaką kwotę będziesz dokonywać sprzedaży towarów i/lub usług oraz jak duże wydatki związane z działalnością gospodarczą będziesz ponosił. Jeżeli takie wydatki, np. związane z zakupem towarów, usług czy wyposażenia, będą znaczne, zasady ogólne lub podatek liniowy mogą okazać się korzystniejsze niż ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (nawet jeśli będzie to jego niska stawka).
Przy wyborze formy opodatkowania nie można jedynie sugerować się wysokością podatku dochodowego do zapłaty. Trzeba wziąć też pod uwagę składkę zdrowotną, której wysokość jest uzależniona właśnie od wybranej formy opodatkowania. Jeżeli wybierzesz zasady ogólne, składka na ubezpieczenie zdrowotne stanowić będzie 9% dochodu z działalności, a jeśli podatek liniowy – 4,9% dochodu. Co miesiąc może to być inna kwota. Zawsze jest też określona składka minimalna, którą musisz zapłacić nawet, jeśli poniosłeś stratę z działalności. Wybierając ryczałt Twoja składka zdrowotna będzie stała, ale jej wysokość będzie uzależniona od rocznego progu przychodów (mniej niż 60 tyś zł, 60 tyś -300 tyś zł, powyżej 300 tyś zł).
Wybór odpowiedniej formy opodatkowania jest jednym z najważniejszych wyborów na starcie działalności. Jest istotny, gdyż obowiązuje na cały rok podatkowy. Zmiany można dokonać dopiero na kolejny rok w terminie do 20 lutego. Nie pozostawiaj tej decyzji przypadkowi. Skonsultuj swój wybór z fachowcem.
Krok 7: Sprawdź, czy musisz płacić VAT
Podatek VAT jest podatkiem obrotowym, jest pobierany na każdym etapie obrotu towarami lub usługami. Jego wartość jest doliczana do każdej transakcji.
VAT płacisz niezależnie od podatku dochodowego i nie ma tu znaczenia, czy rozliczasz się na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym czy ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Każdy przedsiębiorca tak naprawdę jest VAT-owcem. W uproszczeniu – ci, którzy zarejestrują się do VATu są VATowcami czynnymi, pozostali są VATowcami zwolnionymi.
VATowcem czynnym możesz być z wyboru (po prostu chcesz nim być lub kontrahenci „wymuszają” go na Tobie) lub najzwyczajniej musisz nim być, jeśli sprzedajesz towary czy usługi, które są obowiązkowo objęte VATem – dotyczy to m.in. sprzedaży metali szlachetnych, wyrobów jubilerskich, towarów akcyzowych, części samochodowych, internetowej sprzedaży kosmetyków, komputerów, elektroniki i optyki, ale też usług prawniczych, doradczych, jubilerskich czy ściągania długów.
Nie musisz się jednak rejestrować, czyli zostaniesz VATowcem zwolnionym, gdy:
- Twoja sprzedaż nie przekracza limitu 200 tys. zł rocznie (jeśli rozpoczniesz działalność w trakcie roku limit ten jest liczony proporcjonalnie),
- sprzedajesz wyłącznie towary i usługi zwolnione z VAT.
W trakcie rejestracji online działalności w CEIDG możesz od razu zgłosić się do VAT. Rejestrując się osobiście w urzędzie gminy, musisz złożyć druk VAT-R w Urzędzie Skarbowym. Pamiętaj, że US poprosi Cię jeszcze o wypełnienie oświadczenia oraz dostarczenie dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do adresu prowadzenia działalności.
Krok 8: Księgowość
Zdecyduj, czy będziesz prowadzić księgowość samodzielnie, czy zatrudnisz księgową lub skorzystasz z usług biura rachunkowego. Jeśli zdecydujesz się na biuro rachunkowe – musisz je zgłosić do CEIDG, podobnie jak adres przechowywania dokumentacji rachunkowej.
Krok 9: Konto bankowe
Otwórz osobne konto bankowe na potrzeby działalności. To ułatwi zarządzanie finansami i księgowością. Rachunek firmowy (a nie prywatny) będzie ci potrzebny jeśli:
- jesteś podatnikiem VAT czynnym – tylko numery firmowych rachunków bankowych są publikowane w Wykazie podatników VAT, czyli na Białej liście podatników VAT
- dokonujesz transakcji z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
Krok 10: Rejestracja w CEIDG
- Dostęp do formularza CEIDG-1: możesz zarejestrować działalność online za pośrednictwem strony internetowej biznes.gov.pl lub osobiście.
- Wypełnienie formularza: uzupełnij formularz CEIDG-1 online w formie intuicyjnego kreatora lub jeśli wolisz – odręcznie.
- Złożenie formularza: jeśli wypełniasz formularz online, kliknij „Złóż wniosek”. Jeśli robisz to osobiście, wydrukuj formularz i zanieś go do odpowiedniego urzędu gminy.
Podsumowanie
Zakładanie działalności w CEIDG nie jest takie trudne, jak się wydaje. Kluczowe jest, aby krok po kroku przejść przez cały proces, zwracając uwagę na szczegóły. W razie wątpliwości, warto skonsultować się z księgową lub doradcą podatkowym, którzy pomogą Ci uniknąć błędów i zadbać o prawidłowe rozliczenia. Powodzenia w nowej przedsiębiorczej drodze!
My chętnie przeprowadzimy Cię przez ten cały proces!
Autor: Małgorzata Ingielewicz