Działalność nierejestrowa to świetna opcja dla osób, które chcą przetestować swój pomysł na biznes bez większych formalności. Możesz ją prowadzić na małą skalę, bez konieczności rejestracji firmy. Jednocześnie możesz też być zatrudniony na umowę o pracę czy zlecenie, bądź mieć inne źródła dochodów. Brzmi fajnie, prawda? Sprawdźmy, na czym to dokładnie polega i jakie są plusy, minusy oraz ważne kwestie, o których warto pamiętać.
Na czym polega działalność nierejestrowa?
Działalność nierejestrowa (inaczej nazywana nierejestrowaną lub nieewidencjonowaną) to po prostu drobna działalność zarobkowa osób fizycznych. Nawet jeśli ma wszystkie kluczowe cechy działalności gospodarczej, to wyjątkowo nie jest traktowana jak działalność gospodarcza.
Najważniejszym warunkiem prowadzenia działalności nierejestrowej jest konieczność uzyskiwania z niej przychodów (przychód to po prostu wartość sprzedanych w jej ramach towarów i usług) nieprzekraczających miesięcznie 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę (od lipca 2024 r. limit ten wynosi 3225,00 zł, a w 2025 r. 3499,50 zł).
Ale żeby nie było tak łatwo – jest jeden dodatkowy warunek – w okresie ostatnich 60 miesięcy (5 lat) nie mogłeś wykonywać działalności gospodarczej. Co ciekawe – możesz prowadzić działalność nierejestrową, nawet jeśli masz zarejestrowaną firmę, ale jej działalność w ostatnich 60 miesiącach była zawieszona – zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej jest liczone jak jej niewykonywanie.
Plusy działalności nierejestrowej
- Brak ZUS-u – nie płacisz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, co zmniejsza koszty. A jeśli już przekroczysz limit przychodów i musisz zarejestrować działalność gospodarczą – może Ci przysługiwać prawo do zwolnienia ze składek na ubezpieczenia społeczne, czyli „ulga na start”.
- Prostota – nie musisz składać wniosków, ani rejestrować działalności w CEiDG, urzędzie skarbowym i GUS (nie będziesz potrzebować numerów identyfikacyjnych NIP i REGON).
- Idealne na start – możesz sprawdzić, czy Twój pomysł na biznes się przyjmie, bez ryzyka związanego z dużymi kosztami.
- Mniej formalności – nie prowadzisz typowej księgowości, jedynie uproszczoną ewidencję przychodów – możesz to robić w formie papierowej lub elektronicznie, np. w arkuszu kalkulacyjnym Excel; nie musisz (choć możesz) płacić zaliczek na podatek dochodowy w trakcie roku, a podatek – jeśli wyjdzie (po odliczeniu kosztów, bo masz do nich prawo, jeśli masz na nie faktury imienne) – płacisz po złożeniu zeznania rocznego do 30 kwietnia następnego roku.
- Status osoby bezrobotnej – prowadząc działalność nierejestrową polegającą wyłącznie na sprzedaży towarów (nie usług) dalej możesz być zarejestrowany jako osoba bezrobotna, pobierać zasiłek dla bezrobotnych oraz skorzystać np. z dofinansowania na rozpoczęcie działalności gospodarczej.
Minusy działalności nierejestrowej
- Niski limit przychodów – jeśli Twój przychód przekroczy 3225 zł w miesiącu (a w 2025 r. 3499,50 zł), musisz założyć działalność gospodarczą. Przekroczenie limitu choćby o złotówkę zmusza do rejestracji.
- Brak ubezpieczenia – jeśli poza działalnością nierejestrową nie masz innych źródeł dochodu, z których podlegasz do ubezpieczeń, to wykonując działalność nierejestrową – przez to, że nie płacisz ZUS-u – nie masz ubezpieczenia zdrowotnego (nie możesz iść do lekarza na NFZ), ani społecznego. Pamiętaj, że możesz zostać „podpięty” do ubezpieczenia zdrowotnego małżonka lub rodzica (jeśli jeszcze się uczysz) albo nawet (jeśli w ramach działalności nierejestrowej nie świadczysz usług, tylko sprzedajesz towary) zarejestrować się w Urzędzie Pracy i za jego pośrednictwem być zgłoszonym do ubezpieczenia zdrowotnego.
- Ograniczone możliwości – działalność nierejestrowa jest idealna dla freelancerów i małych usług, ale może nie być wystarczająca, jeśli Twój biznes szybko się rozwija.
Pułapki, na które warto uważać
- Działalność koncesjonowana – musisz zarejestrować firmę, nawet jeśli planujesz niewielkie przychody, ale działalność, którą chcesz prowadzić wymaga zezwolenia, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej (np. ochrona osób lub mienia, sprzedaż alkoholu, organizacja imprez turystycznych, usługi detektywistyczne, zbieranie odpadów), ale również taka, która została zdefiniowana w innych przepisach jako działalność gospodarcza (np. pośrednictwo ubezpieczeniowe, czy usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych).
- Przekroczenie limitu przychodów – jeśli przekroczysz w jakimkolwiek miesiącu 3225 zł (a w 2025 r. 3499,50 zł), musisz założyć firmę. Inaczej narażasz się prowadzeniem działalności „na czarno”. Pamiętaj, że do limitu przychodów uprawniających do prowadzenia działalności nierejestrowej wliczasz przychody należne z danego miesiąca, wynikające z wystawionych rachunków lub faktur, nawet jeśli faktycznie ich nie otrzymałeś (klient jeszcze nie zapłacił za towar). Uwaga!!! Do limitu nie wlicza się wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont.
- Przychód podatkowy – i znowu, żeby nie było tak łatwo – inaczej niż do limitu obliczasz przychód dla celów rozliczenia podatkowego. W tym wypadku Twoimi przychodami z działalności nierejestrowej będą tylko kwoty zapłacone przez klienta za towar lub usługę. Kwoty należne, ale nieotrzymane w danym miesiącu staną się przychodem podatkowym dopiero w momencie, kiedy otrzymasz zapłatę od klienta. Również dla celów podatkowych do przychodu nie zaliczasz wartości towarów, które zostały Ci zwrócone, ani udzielonych bonifikat i skont.
- Brak VAT-u – jeśli sprzedajesz towary czy usługi, które są obowiązkowo objęte VAT-em, mimo nierejestrowej działalności, możesz być zobowiązany do rejestracji jako podatnik VAT czynny (dotyczy to m.in. sprzedaży metali szlachetnych, wyrobów jubilerskich, towarów akcyzowych, części samochodowych, internetowej sprzedaży kosmetyków, komputerów, elektroniki i optyki, ale też usług prawniczych, doradczych, jubilerskich czy ściągania długów).
- Brak kasy fiskalnej – musisz posiadać kasę fiskalną, jeżeli wielkość Twojej sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej przekroczy 20 tyś zł w skali roku (uwaga!!! – gdy rozpoczynasz działalność nierejestrową w trakcie roku, limit ten jest proporcjonalny i liczony od daty pierwszej sprzedaży dla osoby fizycznej) albo sprzedawane przez Ciebie towary lub świadczone usługi zobowiązują do posiadania kasy fiskalnej (dotyczy to m.in. sprzedaży części samochodowych, sprzętu RTV i telekomunikacyjnego, perfum i wód toaletowych oraz usług przewozu taksówkami, napraw pojazdów silnikowych, doradztwa podatkowego, świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych).
- Brak zaliczek na podatek dochodowy – nie masz obowiązku ich opłacania w trakcie roku, lecz dopiero po złożeniu zeznania rocznego. Może się jednak okazać, że masz spory podatek do zapłaty, jeśli ulgę podatkową wykorzystałeś z innych tytułów. Załóżmy – pracujesz na umowę o pracę na pełny etat i zarabiasz minimalną krajową, a w ramach działalności nierejestrowej dorabiasz miesięcznie średnio 3 tyś zł – oznacza to, że w zeznaniu rocznym możesz mieć do dopłaty podatek w wysokości 4320,00 zł.
- Umowy, faktury – prowadząc działalność nierejestrową, nadal musisz przestrzegać RODO, czy też praw konsumenta (w tym prawa do odstąpienia w terminie 14 dni od umowy zawartej na odległość i realizować obowiązki związane z reklamacją, zwrotem czy naprawą). Musisz też wystawiasz rachunki i faktury na żądanie kupującego – wystarczy, że na rachunku lub fakturze podasz swoje imię i nazwisko – nie musisz podawać numeru PESEL czy adresu zamieszkania.
- Świadczenie usług – prowadząc działalność nierejestrową, nie jesteś przedsiębiorcą, zatem zgodnie z Kodeksem cywilnym zawierane umowy o świadczenie usług stanowią umowy-zlecenia. Podmiot zawierający z Tobą taką umowę (zleceniodawca) pełni wtedy obowiązki płatnika składek i ma obowiązek w ciągu 7 dni zgłosić Cię do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać składki ZUS. Od tej zasady istnieją wyjątki – np. jeśli jesteś studentem, który nie ukończył 26 lat, i wykonujesz zlecenie, to nie podlegasz obowiązkowym ubezpieczeniom i zleceniodawca nie musi odprowadzać składek do ZUS.
Porady, jak prowadzić działalność nierejestrową
- Prowadź dokładną ewidencję – zapisuj każdy przychód, by nie przekroczyć limitu. To też pomoże Ci w razie kontroli.
- Planuj rozwój – jeśli widzisz, że Twój biznes zaczyna się rozkręcać, zacznij myśleć o rejestracji działalności przed przekroczeniem limitu. Masz możliwość skorzystania z dotacji na rozpoczęcie działalności gospodarczej, która może stanowić zastrzyk finansowy dla Twojego biznesu.
- Rozważ ubezpieczenie – choć ZUS nie jest obowiązkowy, warto zastanowić się nad prywatnym ubezpieczeniem zdrowotnym lub zadbać o wcześniej wspomniane „podpięcie”.
- Sprawdzaj przepisy – limity przychodów mogą się zmieniać, podobnie jak rodzaje działalności objętych obowiązkiem VAT lub kasy fiskalnej. Warto to regularnie analizować.
Czy działalność nierejestrowa jest dla Ciebie?
Jeśli masz pomysł na niewielki biznes, który chcesz przetestować bez formalności i kosztów, działalność nierejestrowa może być świetnym rozwiązaniem. To idealna opcja na start, ale warto pamiętać o limitach i zasadach, żeby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.
Autor: Małgorzata Ingielewicz